Conditions générales de vente et d'utilisation

Introduction

Jarvi produit et exploite un outil de gestion des candidatures et talents (ATS), avec pour but d’aider nos utilisateurs à trouver leurs prochains salariés.

Le présent document constitue les conditions générales de vente et d’utilisation de Jarvi. Il est annexé à chaque Bon de Commande et forme, avec celui-ci, le Contrat liant Jarvi Tech SAS et le Client.

Article 1. Définitions

Dans le présent document, les mots ou expressions commençant par une majuscule auront la signification qui suit :

• « Application » désigne le progiciel Jarvi, développé et édité par Jarvi Tech SAS et choisi par le Client, au moment de la conclusion du Contrat. Il est précisé que le terme « progiciel » s’entend d’un programme informatique conçu pour être commercialisé auprès de plusieurs utilisateurs, leur offrant de façon standard les mêmes fonctionnalités. L’Application est mise à la disposition du Client par une connexion à la Plateforme via le réseau Internet.
• « Plateforme » désigne l’infrastructure matérielle et logicielle mise en œuvre par Jarvi Tech SAS pour héberger l’Application et la Base de Données, et à laquelle le Client accède à distance via le réseau Internet.
• « Base de Données » désigne l’ensemble des données, organisé en vue de son utilisation par l’Application, dont la structure est la propriété de Jarvi Tech SAS et le contenu la propriété du Client.
• « Contrat » désigne l’ensemble contractuel constitué par le présent document et le Bon de Commande.
• « Bon de Commande » désigne le devis accepté par le Client, qui précise notamment les fonctionnalités souscrites, le nombre de licences, la redevance, la périodicité et la durée de la licence.
• « Client » désigne le souscripteur de la solution et l’ensemble des Utilisateurs rattachés à son entité.
• « Utilisateur » désigne toute personne physique rattachée au Client et disposant d’un accès à l’Application au titre d’une licence souscrite par ce dernier.
• « Jarvi » désigne le progiciel édité par Jarvi Tech SAS.

Article 2. Objet

Le présent Contrat a pour objet de définir les conditions dans lesquelles :

• Jarvi Tech SAS concède au Client, qui l’accepte, un droit d’utilisation à distance en mode SaaS de l’Application ;
• Jarvi Tech SAS fournit au Client des prestations de service associées ;
• le Client s’engage à régler la redevance contractuelle.

Article 3. Durée

Dans le cas d’une licence annuelle, le contrat est conclu pour une durée déterminée de 12 mois. Dans le cas d’une licence mensuelle, le contrat est conclu pour une durée déterminée de 1 mois.

La périodicité et la durée de la licence sont indiquées sur le Bon de Commande.

Le contrat sera ensuite renouvelé par tacite reconduction par période d’une durée identique à la durée initiale du contrat.

Chaque Partie dispose du droit de résilier le présent contrat par courriel adressé à l’adresse indiquée sur le Bon de Commande, avec un préavis de 3 mois avant la fin du contrat dans le cadre d’une périodicité annuelle. La résiliation prendra effet à la date indiquée dans la demande de résiliation, dans le respect du préavis contractuel. En cas de résiliation à l’initiative du Client, les sommes versées par le Client à Jarvi Tech au titre de l’exécution du Contrat resteront acquises par cette dernière, et les sommes non encore versées deviendront immédiatement exigibles.

Article 4. Démonstration préalable à la commande

Le Client déclare avoir pu librement vérifier, sous sa responsabilité, que l’Application, son ergonomie, les technologies mises en œuvre par l’Application ou requises pour son utilisation, sont parfaitement conformes à ses attentes et compatibles avec son environnement informatique.

Aucune réclamation ou demande de remboursement ne pourra être formulée par le Client au motif que l’un de ces éléments ne serait pas satisfaisant ou poserait un quelconque problème.

Article 5. Services

Jarvi Tech SAS fournit au Client le service d’accès à l’Application en mode SaaS 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sous réserve des interruptions pour cause de maintenance, de panne ou encore de défaillance extérieure à Jarvi. Ces interruptions temporaires ne pourront en aucun cas donner lieu à indemnisation au profit du Client. La licence d’utilisation de l’Application consentie au titre du présent Contrat est accordée pour la seule personne du Client.

Les Identifiant et mot de passe du Client sont choisis par ce dernier lors du paramétrage de son compte Jarvi. Ils sont confidentiels, uniques pour chaque licence et personnels. Le mot de passe peut être modifié par le Client par l’intermédiaire de l’interface de gestion de son compte Jarvi intégrée dans l’Application.

Le Client s’engage à assurer la confidentialité et la sécurité du dispositif d’accès de sorte à ne permettre l’utilisation de l’Application et l’accès à la Plateforme de Jarvi qu’à lui seul, à l’exclusion de tout tiers. En cas de divulgation accidentelle (perte, vol, etc.) ou volontaire, le Client s’engage à en informer Jarvi Tech dès qu’il en aura connaissance, par téléphone ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

L’Authentification du Client au moyen de son Identifiant et de son mot de passe emporte, de manière irréfragable, imputabilité, au Client, des opérations effectuées au moyen de cet Identifiant.

Article 6. Obligations de Jarvi Tech SAS

Jarvi Tech SAS s’engage à mettre en œuvre tous les moyens humains et techniques pour fournir les services objet du présent Contrat.

Jarvi Tech SAS s’engage à respecter l’ensemble des dispositions qui lui est applicable au titre de la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel, notamment les dispositions (i) de la loi n° 78-17 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Le Client déclare connaître les obligations qui lui incombent en sa qualité de responsable du traitement, particulièrement ses éventuelles obligations de tenue d’un registre de ses activités de traitement et de désignation d’un délégué à la protection des données, ou encore ses obligations de notification en cas de violation de données, de réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection de la vie privée, ou de consultation préalable de l’autorité de contrôle, étant précisé que cette liste n’est pas limitative et qu’il appartient au Client de se renseigner et de faire le nécessaire pour se mettre en conformité avec la réglementation susvisée, en particulier la collecte du consentement des personnes dont des données privées sont consignées par le Client dans Jarvi. Le Client s’engage à respecter ses obligations. Jarvi Tech ne pourra en aucun cas être tenue responsable.

Jarvi Tech SAS s’engage à respecter la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent Contrat.

En sa qualité de « sous-traitant » au sens de la loi n° 78-17 et du Règlement (UE) 2016/679, Jarvi Tech s’engage en outre à :

• ne traiter, dans le cadre du présent Contrat, les données à caractère personnel que sur instruction documentée du Client, responsable du traitement ;
• veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel dans le cadre du Contrat s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
• prendre toutes les mesures requises en vertu de l’article 32 du Règlement (UE) 2016/679, notamment :
  • mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque ;
  • prendre des mesures afin de garantir que toute personne physique agissant sous son autorité, ayant accès à des données à caractère personnel, ne les traite pas, excepté sur instruction du Client, à moins d’y être obligée par le droit français ou le droit de l’Union européenne ;
• aider dans la mesure du possible le Client à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d’exercer leurs droits (droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée, y compris le profilage). Dans l’hypothèse où une personne concernée par un traitement de données à caractère personnel s’adresserait directement à Jarvi Tech pour exercer ses droits, Jarvi Tech transmettra cette demande au Client, dès réception, par courrier électronique ;
• aider le Client à garantir le respect de la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel, et notamment des obligations prévues aux articles 32 à 36 du Règlement (UE) 2016/679, compte tenu de la nature du traitement et des informations à la disposition de Jarvi Tech, notamment aider le Client, si nécessaire et sur demande, à assurer le respect de ses obligations découlant de la réalisation des analyses d’impact relatives à la protection des données et de la consultation préalable de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) ;
• selon le choix du Client, supprimer toutes les données à caractère personnel à la cessation du Contrat, ou les lui renvoyer et détruire les copies existantes, à moins que le droit français ou le droit de l’Union européenne n’exige la conservation des données à caractère personnel ;
• mettre à la disposition du Client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues au présent Article et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le Client ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits. À ce titre, Jarvi Tech informe immédiatement le Client de ce qu’une instruction de ce dernier constituerait, selon elle, une violation de la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel ;
• dans l’hypothèse où Jarvi Tech aurait connaissance, dans le cadre du Contrat, d’une violation de données à caractère personnel, notifier cette violation de données au Client dans les meilleurs délais et fournir au Client toutes informations qui lui permettront de respecter ses propres obligations ;
• veiller à ce que les personnes autorisées à participer, dans le cadre du Contrat, aux opérations de traitement de données à caractère personnel, soient sensibilisées et reçoivent une formation appropriée en matière de protection des données à caractère personnel.

Jarvi Tech SAS déclare tenir un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Client, comprenant :

• le nom et les coordonnées du ou des sous-traitants ainsi que, le cas échéant, les noms et les coordonnées du représentant du Client ou du sous-traitant et celles de leur éventuel délégué à la protection des données ;
• les catégories de traitements effectués pour le compte du Client ;
• le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa, du Règlement (UE) 2016/679, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées ;
• dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles visées à l’article 32, paragraphe 1 du Règlement (UE) 2016/679.

Toute prestation non expressément prévue par le Contrat, telle que formation, migration de données, etc. devra faire l’objet d’un contrat distinct, sur la base d’un devis établi selon les tarifs en vigueur de Jarvi Tech.

Article 7. Obligations du Client

Le Client déclare avoir pu s’assurer de l’adéquation de l’Application à ses besoins et disposer des pré-requis décrits dans le Bon de Commande.

Le Client déclare être formé à l’utilisation de l’Application et aux technologies de base d’Internet.

Le Client s’engage :

• à transmettre avec précision, sous son entière responsabilité, l’ensemble des informations nécessaires à l’exécution du Contrat, et garantit l’exactitude de ces informations. Il s’engage à ce titre à signaler à Jarvi Tech SAS toute modification de ces informations ;
• à régler la redevance contractuelle dans les conditions fixées à l’article « Conditions financières » ;
• à ne pas utiliser l’Application dans des conditions de nature à porter atteinte au bon fonctionnement ou à la sécurité de la Plateforme ; et à ne pas utiliser la Plateforme en dehors des limites du raisonnable (< 800 parsing de fichier / mois / licence, 10 000 profils par licence) ;
• à respecter les droits de propriété intellectuelle de Jarvi Tech ;
• à veiller à ce que les données transférées sur la Plateforme ne nuisent pas au bon fonctionnement de cette Plateforme ou de l’Application. Il s’engage notamment à ne pas stocker, sur la Plateforme, de données contenant ou susceptibles de contenir des virus ; ou présentant un caractère illicite, contraire aux bonnes mœurs ou attentatoire aux droits des tiers, notamment à des droits de propriété intellectuelle ;
• à respecter la réglementation de protection des données personnelles pour toutes les informations stockées dans son espace Jarvi.

En conséquence, le Client est responsable des dommages que ces données ou lui-même pourraient causer à Jarvi Tech, à un tiers, à la Plateforme ou à l’Application et garantit Jarvi Tech contre tout recours qui pourrait être exercé contre elle par un tiers du fait de ces données.

Article 8. Propriété intellectuelle

Jarvi garantit qu’elle dispose des droits de propriété intellectuelle sur l’Application, ainsi que sur la structure de la Base de Données propre à l’Application, conformément aux dispositions du Code de la propriété intellectuelle.

Il n’est opéré aucun transfert de droits de propriété sur les éléments susvisés au profit du Client au titre du Contrat. En particulier, le Contrat ne confère aucun droit au Client sur le code source de l’Application.

Jarvi est titulaire des droits de propriété intellectuelle sur les programmes informatiques qui sont susceptibles d’être automatiquement téléchargés sur les machines des Utilisateurs du Client lors de l’utilisation de l’Application. Ces programmes, bien qu’ils ne soient pas exécutés sur la Plateforme de Jarvi, font partie intégrante de l’Application et sont protégés au même titre.

En conséquence de ce qui précède, le Client s’interdit tout acte ou comportement pouvant porter atteinte directement ou indirectement aux droits de propriété intellectuelle sur l’Application, ainsi que sur les marques associées. Il s’interdit notamment de porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle de Jarvi sur les programmes informatiques visés à l’alinéa précédent.

Au titre du Contrat, Jarvi concède au Client, qui l’accepte, un droit d’utilisation de l’Application, non exclusif et non cessible, pour la durée du Contrat, et pour les seuls besoins propres du Client.

Le droit d’utilisation s’exerce par accès distant, via le réseau Internet, à compter de la connexion depuis les locaux du Client à la Plateforme de Jarvi, et exclusivement pour l’utilisation des fonctionnalités de l’Application telles qu’elles sont décrites dans le Bon de Commande.

Le droit concédé au Client est subordonné au parfait paiement de l’intégralité de la redevance prévue par l’article « Conditions financières ».

Le Client s’engage à prendre connaissance et à respecter toutes les conditions d’utilisation de l’Application qui lui sont communiquées, quel que soit leur support.

L’utilisation non expressément autorisée par Jarvi au titre des présentes est illicite, conformément aux dispositions de l’article L.122-6 du Code de la propriété intellectuelle.

Le Client s’interdit donc notamment de procéder à :

• toute reproduction, représentation, diffusion ou distribution de tout ou partie de l’Application, que ce soit à titre onéreux ou gracieux ;
• toute forme d’utilisation de l’Application, de quelque façon que ce soit, aux fins de conception, de réalisation, de diffusion ou de commercialisation de produits ou services similaires, équivalents ou de substitution ;
• l’adaptation, la modification, la transformation, l’arrangement de l’Application, pour quelque raison que ce soit ;
• toute transcription, directe ou indirecte, toute traduction dans d’autres langues de l’Application ;
• toute décompilation de l’Application, en dehors des cas expressément prévus par la loi ;
• toute utilisation pour un traitement non autorisé par Jarvi ;
• toute modification ou contournement des codes de protection tels que notamment, les Identifiants et mots de passe ;
• toute tentative d’intrusion non autorisée sur la Plateforme.

Le Client s’interdit de développer un logiciel susceptible de concurrencer directement ou indirectement l’Application.

Le Client s’interdit de permettre, directement ou indirectement, l’utilisation de l’Application par des personnes non autorisées.

Article 9. Assistance et maintenance

Jarvi fournira des prestations d’assistance et de maintenance corrective et évolutive de la solution Jarvi.

Il est expressément convenu que les demandes d’assistance et de maintenance devront être formulées par le Client auprès de la hotline de Jarvi, accessible par téléphone les jours ouvrés du lundi au vendredi de 9 heures à 19 heures, à l’exception des jours éventuels de fermeture générale de Jarvi Tech SAS, ou par email. Jarvi Tech s’engage à prendre en compte les demandes formulées auprès de la hotline dans un délai maximum de 24 heures ouvrées.

À cette fin, le Client désignera une personne physique en tant qu’interlocuteur.

L’assistance technique couvre :

• les questions sur l’utilisation de la solution Jarvi ;
• la remontée d’anomalies de la solution Jarvi ;
• l’étude des demandes d’évolutions ;
• les conseils métiers sur les fonctionnalités présentes dans Jarvi.

Article 10. Conditions financières

Les dispositions du présent Article s’appliquent sauf dispositions contraires du Bon de Commande.

Après acceptation du devis, Jarvi Tech SAS émettra au premier jour de chaque période la facture correspondant à la redevance d’utilisation de l’Application et d’accès à la Plateforme. Dans le cas d’une licence annuelle, la facture est émise chaque année, à la date anniversaire du présent contrat. Dans le cas d’une licence mensuelle, la facture est émise chaque mois, à la date anniversaire mensuelle du présent contrat.

Le paiement s’effectuera par prélèvement automatique dans les 5 jours, à compter de la date de la facture, sur le compte bancaire dont les références ont été renseignées par le Client lors de la signature du Bon de Commande.

Le montant de cette redevance est susceptible d’être modifié par Jarvi Tech SAS après la date la plus tardive entre 12 mois après la signature du contrat et la date anniversaire du contrat.

En cas de contestation sur le montant ou la nature des prestations facturées, le Client devra notifier cette contestation et ses explications par lettre recommandée avec accusé de réception, avant le 10 du mois d’émission de la facture. Toute contestation postérieure sera irrecevable.

Tout retard de paiement entraîne de plein droit et sans mise en demeure préalable, l’exigibilité d’intérêts de retard à un taux égal à trois fois le taux d’intérêt légal, ainsi que le paiement d’une indemnité forfaitaire de recouvrement de quarante euros. Les intérêts et l’indemnité sont dus par le seul fait de l’échéance, et sans préjudice de la faculté de résiliation du Contrat.

En cas de non-paiement, même partiel, d’une facture, quelle qu’elle soit, à son échéance, Jarvi Tech SAS se réserve le droit de suspendre tout accès à l’Application jusqu’à réception du paiement complet des sommes dues, sans remboursement, ni indemnités, et sans que cette suspension puisse être considérée comme une résiliation du contrat, mais sans préjudice de la faculté pour Jarvi Tech SAS de résilier le Contrat conformément à l’article « Durée ».

Article 11. Responsabilité et obligations de Jarvi Tech SAS

Jarvi Tech SAS se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes conditions. Ces modifications seront notifiées à l’Utilisateur par Jarvi Tech par tout moyen écrit (tel que courrier, e-mail, publication sur un site web…), avec entrée en vigueur un (1) mois après la notification.

Le présent Contrat entre en vigueur à la date d’émission du Bon de Commande, sous réserve de signature.

Article 12. Confidentialité et gestion des données (RGPD et Loi 25)

Votre vie privée est importante pour nous. La politique de Jarvi est de respecter votre vie privée et de se conformer à toutes les lois et réglementations applicables, y compris le RGPD et la Loi 25 (LPRPSP du Québec), concernant les informations personnelles que nous pouvons collecter à votre sujet, y compris sur notre site Web, notre application, notre extension ou tout service que nous exploitons.

Jarvi a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels (conformément à l’article 3.5 de la Loi 25) : Quentin Decré, joignable à rgpd@jarvi.tech.

Vous avez pris connaissance de la politique de gestion des données personnelles détaillée à cette adresse : https://www.jarvi.tech/fr/legals/privacy-policy/

12.1. Utilisation des Données Client par Jarvi Tech SAS

Les données que le Client et ses Utilisateurs saisissent, téléversent, transmettent ou génèrent dans le cadre de l’utilisation du service (ci-après les « Données Client ») demeurent la propriété exclusive du Client.

Jarvi Tech SAS n’accède aux Données Client et ne les traite que sur instruction du Client et pour les seules finalités suivantes : fournir, maintenir et sécuriser le service ; assurer le support technique à la demande du Client ; produire des statistiques d’usage agrégées et anonymisées, ne comportant aucune donnée à caractère personnel et ne permettant d’identifier ni le Client ni les personnes concernées, aux fins d’exploitation et d’amélioration du service ; et satisfaire à ses obligations légales.

Pendant toute la durée du Contrat et sans limitation de durée après son terme, Jarvi Tech SAS s’interdit :

• de vendre, louer, céder, échanger ou mettre à la disposition d’un tiers les Données Client, à titre gratuit ou onéreux ;
• d’exploiter les Données Client à ses propres fins commerciales, notamment pour identifier, approcher, contacter ou présenter à un tiers les candidats, clients ou prospects du Client ;
• de rendre les Données Client accessibles à un autre client de Jarvi Tech SAS, sous quelque forme et par quelque moyen que ce soit ;
• d’utiliser les Données Client pour entraîner, affiner ou évaluer des modèles d’intelligence artificielle, que ce soit par Jarvi Tech SAS ou par l’un de ses sous-traitants.

Jarvi Tech SAS impose à ses sous-traitants, dont la liste figure en annexe du DPA, des engagements au moins équivalents à ceux du présent article.

Le Client peut à tout moment exporter l’intégralité de ses Données Client dans un format exploitable, sans frais ni intervention de Jarvi Tech SAS.

12.2. Hébergement, sauvegarde et continuité

Les Données Client sont hébergées sur l’infrastructure d’Amazon Web Services, dans la région de Londres (Royaume-Uni), et infogérées par Nhost (certifié SOC 2 Type II). Le Royaume-Uni bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission européenne au titre de l’article 45 du RGPD, renouvelée le 21 décembre 2025 : les transferts de données personnelles depuis l’Union européenne vers le Royaume-Uni s’effectuent sans encadrement spécifique (CNIL). Les Données Client sont chiffrées en transit (TLS) et au repos (AES-256).

Jarvi Tech SAS met en œuvre une politique de sauvegarde comprenant une sauvegarde incrémentale continue, à intervalle d’une minute, et une sauvegarde complète quotidienne. En cas de sinistre affectant l’infrastructure d’hébergement, la perte de données maximale visée est d’une (1) minute. Jarvi Tech SAS met en œuvre les moyens nécessaires au rétablissement du service dans les meilleurs délais, au titre d’une obligation de moyens.

À la résiliation, les Données Client sont conservées quatorze (14) jours puis supprimées, dans les conditions prévues à l’article 11 du DPA. Le Client est invité à procéder à son export avant ce terme.

Article 13. Application Google

L’application Jarvi utilise et transfère vers toute autre application les informations reçues des API Google conformément à la Politique de confidentialité des données utilisateur des services API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée.

13.1. Authentification Google

• Connectez votre compte Google à l’application.
• Accédez aux informations de base de votre compte Google, telles que votre nom et votre adresse e-mail.
• Authentifiez votre identité de manière sécurisée pour des fonctionnalités et des préférences personnalisées.
• Accédez à des informations sur les profils et les contacts via l’API People.

13.2. Intégration du Calendrier Google

• Synchronisation : Synchronisez les événements entre l’application et votre Calendrier Google pour une organisation transparente.
• Analyse des tâches : Analysez les événements Google Calendar dans l’application afin d’identifier le statut de vos conversations.
• Gestion des rendez-vous : Créez ou modifiez des rendez-vous liés à votre Calendrier Google.

13.3. Accès aux e-mails (si applicable)

• Synchronisation avec Gmail : Avec votre autorisation, l’application peut accéder à vos e-mails pour des fonctionnalités spécifiques, telles que la lecture ou l’envoi d’e-mails en votre nom.
  • Votre consentement explicite est requis avant que l’application ne puisse accéder à votre boîte de réception ou envoyer des e-mails en votre nom.
  • Nous accordons une importance primordiale à la sécurité et à la confidentialité de vos e-mails et n’utiliserons ces autorisations que pour les fonctionnalités spécifiées.

En utilisant ces fonctionnalités, vous acceptez de fournir à l’application l’accès à votre compte Google, vos données de calendrier et, le cas échéant, vos e-mails. Nous vous recommandons de consulter la Politique de confidentialité des données utilisateur des services API Google pour plus d’informations détaillées.

Article 14. Éditeur

Jarvi Tech SAS, société par actions simplifiée immatriculée au RCS de Rennes sous le numéro 947 756 102, dont le siège social est situé 10 rue du Réage, 35510 Cesson-Sévigné, France.

Contact : contact@jarvi.tech — www.jarvi.tech